Finance and Admin Manager

B.  JOB SUMMARY
Is  under  the  direct  supervision  of  the  Executive  Director,  develops,  recommends  and 
implements approved finance and admin policies, systems and procedures to efficiently and 
effectively manage the financial resources, assets and all other resources of the Company, which 
will result to financial sustainability & growth of the Company
Responsible for the overall management of the Finance and Admin Units of the organization.  

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Finance Responsibilities:

Financial Reporting & Analysis:
1. Analyzes  and  interprets  accurate  monthly,  quarterly  and  annual  financial  reports  and 
performance  of  the  organization  and  submits  the  same on  a  timely manner to  the 
Executive Director, Finance Committee, Board of Trustees, partners and networks.
2. Submits,  analyzes  and  interprets  accurate  and  timely  financial  reports  for  the 
management  tool  on  decision  making  and  devising  relevant  strategies  and  report 
compliance to project donors and partners.
3. Safekeeping,  accounting  and  guarding  all  pertinent  documents,  assets  and  other 
records, reports and items of value to the organization for the pursuit of its vision mission 
and goals. 
4. Develop, install, implement and monitor all policies, procedures and systems particularly 
the MIS, internal control and asset management, organization wide.
5. Attend, comply and assist the regular and non­regular audit and submit other reportorial 
requirements of government and other regulatory institutions.
6. Assist  in  the  search  and  recommendation  for  professional  services  such  as  but  not 
limited to external audit and legal/tax consultants.
7. Plans, oversees, and reviews the regular preparation of organizational budget.
8. Manage, review, monitor and analyze proper  stewardship of fund,  cash and resources 
for proper and timely investment and operational use.
9. Overall  responsible  in  the  effective  installation  of  office  administration  system  in  all 
offices ensuring  all  are  compliant  with  the  government  requirement  and  organization 
standards.
10. Overall in­charge in the proper management of asset, equipment and other inventories 
through  the  admin  unit  such  as  acquisition and  procurement of  properties/equipment, 
maintenance  and  improvement, safekeeping and  inventory  of  all  assets pertinent 
documents and records.
11. Provides  team  leadership  and  wholehearted  support  to  the  efficient  and  effective 
implementation  of  standard  finance  and  accounting  policies,  plans,  programs,  and 
procedures.
12. Conducts  performance  evaluation  of  his/her  staff,  provides  coaching,  mentoring  and 
recommends  necessary  training  and  development  interventions  regarding  finance  and 
admin team.
13. Establish and maintain a professional relationship with different banks, funding agencies 
and funding partners.
14. Qualifies, assess and recommends necessary designated banks for the organization. 
15. Performs other related function/s that may be assigned by the Executive Director.

E.  JOB SPECIFICATIONS

1. Education : Graduate of Bachelor of Science in Accountancy, preferably 
Certified Public Accountant
2. Training : Has relevant training on Accounting Standards, taxes and 
government institution’s policy.
3. Work Experience : Five (5) years relevant experience in Finance, Accounting and 
Admin and least 1 year in managerial position and handled at 
least 5 direct reports in a department.
4. Required Job­Specific Competencies:
a. Strong numerical and financial analysis skill.
b. People management, budgeting and planning skills
c. Problem solving and decision making skill
d. Communication (oral and written) and interpersonal skills
e. Proficient in computer and preferably knowledgeable in Accounting software
f. Must be willing to work at QUEZON CITY